Használd a Trellot céges ügyek dokumentálására, követésére – Trello használata, tippek – 3. rész

Használd a Trellot céges ügyek dokumentálására, követésére – Trello használata, tippek – 3. rész

Valaki az Excelt, valaki a Google Drive-ot vagy egyszerűen csak egy füzetet használ arra, hogy vezesse a cége gazdasági tevékenységeit. Azért is fontos a vezetése, mert így átlátható a cég működése is. És nekem van is erre egy jobb tippem: méghozzá a Trello, ami sok minden egyébre is jó (pl. én jegyzetelésre is már azt használom), legtöbben feladat és projektmenedzsmentre használják. Elkészítettem a Trello-cikkek harmadik részét, amiben azt mutatom be, hogy tudod a vállalkozásod dokumentumait kezelni az online programban és az applikációban.

Ahogy a példát végigviszem, meg is tanulod használni a szoftvert.

Ezekben gondolkodhatsz, ha a vállalkozásod munkafolyamatait át akarod tenni a Trelloba

  • Ügyfeleket külön-külön kezeled aszerint, hogy éppen hol tartasz velük. Ez összekapcsolható a projektek vezetésével is, vagyis most az a tippem, hogy közben tudod a hozzájuk tartozó dokumentumokat is kezelni.
    Például szerződés aláírása, terméket/szolgáltatást megkapta, számlát kiállítottad, elküldted, postára adtad a terméket, vagy infotermék esetén hozzáférést kapott… Így a munkatársak is látják, melyik ügyfél hol jár, milyen feladat következik éppen…
    Én azt alkalmazom a nagyobb ügyfeleknél. Még fájlokat is fel tudok tölteni. Miután például kiállítom a számlát , utána csak megjelölöm az adott ügyfélnél, hogy számla kiállítva, elküldve.
  • A napon belül beírod, hogy aznap mi történt, milyen gazdasági esemény volt (pl. beérkezett számla, aláírt…), így folyamatosan látszanak az olyan gazdasági tevékenységek is, amik később megkönnyítik az adminisztrációt.
    Ezt én akkor szoktam használni, mikor például a cégnek veszek valamit egy boltban, megkapom a bizonylatot, és már fel is viszem a Trelloba, hogy aznap történt: “Hahó, Milán ne feledd! Vettél egy tripod fotós állványt céges számlára.” Adminisztrációban sokat segít, és minden egy helyen van.
  • Az is jó, hogy mobilon is tudod használni a Trellot, így akár ott is fel tudod tölteni a fájlokat.

Példa:

Tábla neve (mikor használod a Trellot, megérted mit jelent): Te nevezed el, pl. Ügyfelek
Listák: Ide kerülnek a folyamataid. Pl. Új ügyfél, szerződés aláírva, számla, teljesítve/leszállítva… A listák között tudod húzogatni a kártyákat. Így könnyen végigkövethető, ki hol tart.
Kártya: Ide kerül az ügyfél/vevő. Ezen belül tudsz még jegyzetelni, vagy például bizonylatot, fájlokat feltölteni. Vagy éppen a munkatársaiddal információkat átadni egymásnak…
Címkék: Egy – egy színnel még jelölhetsz egyéb dolgokat, adott kártya esetében, és ez meg is jelenik előtted. Pl. zöld címke, pénz beérkezett
Határidő: Ezt is be tudod állítani, és akkor kijelzi a kártyán azt is, továbbá a naptárba is beleteszi.
További hasznos információk: 

  • az aktivitást is látod a programban a jobb oldali kezelőfelületen (vagyis látod, mi történt időrendben).
  • naptárat tudsz hozzá csatlakoztatni, így ha határidőt állítasz be, a naptárba is bekerül
  • a kereső is nagyon jól működik

Mindez képeken

Képernyőfelvétel (494) Képernyőfelvétel (496)

Remélem hasznos volt! Ha bármi kérdésed van ezzel kapcsolatban, bátran írj!

Trello használata cikkek: 

Kiemelt kép: Ann Arbor Give Camp/Flickr

Kommentek